Financement et organisation d’un voyage scolaire à l’étranger avec Erasmus+

Un voyage scolaire éducatif est un projet de plusieurs mois qui implique un investissement important, en ressources humaines et financières. Pour ce qui est du financement, il peut provenir de plusieurs acteurs (collectivités territoriales, fonds sociaux, académies, foyers socio-éducatifs ou maisons des lycéens, etc.) mais il en est un qui se distingue par les budgets significatifs qu’il peut attribuer sur plusieurs années : Erasmus +. Et son 2e avantage, c’est qu’il intervient aussi d’un point de vue humain, puisqu’il s’adresse à la fois aux élèves et au corps enseignant.

Grâce à ce programme, les établissements du primaire et du secondaire peuvent ainsi concevoir et financer des projets éducatifs passionnants, incluant un ou plusieurs voyages à l’étranger, pour les élèves et/ou les équipes enseignantes et éducatives.

Erasmus+ peut cependant sembler complexe à ceux qui n’ont pas le temps de se renseigner sur les conditions de participation ou qui n’ont pas la chance d’avoir un collègue qui leur raconte son expérience. Contraintes administratives, organisation du voyage, astuces à connaitre, nous vous guidons dans cet article pour simplifier vos démarches et vous lancer sereinement.

Les multiples bénéfices des voyages scolaires Erasmus+

Nul besoin de vous faire l’éloge d’Erasmus +, ce programme européen qui soutient financièrement une large gamme d’actions dans les domaines de l’éducation, de la formation, de la jeunesse et du sport, favorisant ainsi les partenariats internationaux et le partage de pratiques innovantes. Nous en avions parlé précédemment sur le blog pour expliquer qui peut en bénéficier à titre individuel. Aujourd’hui, nous vous parlons des voyages scolaires éducatifs. Ces voyages scolaires financés par Erasmus + offrent aux élèves une expérience immersive enrichissante sur plusieurs aspects. Mais ils ne sont pas les seuls à en tirer des bénéfices.

• En tant qu’enseignant, imaginez travailler sur un projet avec un groupe d’élèves de votre école, et les amener à explorer de nouvelles perspectives lors d’un voyage scolaire à l’étranger. Découverte de la culture locale, immersion dans une classe partenaire, échanges avec leurs pairs lors de visites et activités en lien avec le projet… l’intérêt des élèves est démultiplié. Et pour les enseignants et le corps éducatif, c’est l’opportunité de renforcer leurs compétences dans plusieurs domaines afin d’être en mesure de dérouler les actions prévues dans le projet. Grâce au financement Erasmus +, ils pourront ainsi suivre un cours ou une formation, observer des pratiques ou même enseigner à l’étranger.

• Du point de vue de la direction d’un établissement ou d’une mairie, ces projets ont une dimension stratégique en plus d’être un atout pédagogique. On sait combien le déficit sur l’enseignement des langues peut être jugé important dans les établissements français. Ces voyages scolaires à l’étranger permettent de proposer une immersion allant de 2 à 30 jours. C’est à la fois une ouverture culturelle et une approche moins scolaire d’une langue étrangère, qui apportent une motivation nouvelle à apprendre la langue.
• En tant que parents, on perçoit aisément l’enrichissement personnel de nos enfants à travers ces projets de groupe qui participent à leur éducation en tant que citoyens européens. Partager les points de vue de leurs pairs dans d’autres pays en Europe est un vrai plus dans leur parcours scolaire : en plus d’aborder différemment des sujets de société, ces expériences leur permettront éventuellement de mieux se projeter dans certaines filières, et lors d’un futur entretien, de raconter une histoire vécue autour d’un thème porteur.
  Pour inciter les établissements scolaires à profiter de ce programme Erasmus +, les parents ont d’ailleurs un rôle à jouer. Leur influence, leurs idées, leurs contacts sont des facilitateurs et des éléments de motivation pour les enseignants et encadrants.

Quel que soit votre rôle, prenez connaissance des contraintes et des aides pour la mise en œuvre de ce type de projets, vous découvrirez que la lourdeur administrative et les responsabilités auxquelles vous ferez face ne sont pas forcément aussi importantes que vous le pensez. Nous avons interviewé Fabrice Abadie, Directeur chez SILC et « facilitateur d’échanges internationaux », il nous a aidés à comprendre comment se faire accompagner pour lever tous les freins sur ces voyages scolaires éducatifs.

Les exigences des voyages scolaires financés par Erasmus+

Sachez que tous les établissements publics et privés de maternelle, du primaire et du secondaire sont éligibles pour participer à Erasmus +. Plusieurs fiches pratiques sont proposées sur le site Erasmus+ ainsi que des webinaires pour découvrir le programme. En résumé, il y a 3 grands types de contraintes à prendre en compte pour développer un projet de mobilité : les exigences sur le contenu, le calendrier à respecter, et les engagements en lien avec l’attribution du budget.

Ces exigences varient s’il s’agit d’un projet de mobilité à court terme ou sur le long terme. Les projets de courte durée comprennent un seul voyage qui sera réalisé dans les 6 à 18 mois selon la durée choisie, alors que les projets de longue durée reçoivent une accréditation pour un ou plusieurs voyages sur la période budgétaire en-cours (actuellement 2021-2027).

Le contenu : des thématiques suffisamment larges pour vous laisser de la liberté

Les projets doivent répondre aux priorités du programme Erasmus, notamment à celles de l’inclusion, du développement durable ou de l’éducation par le numérique. Sur ce dernier point, la plateforme eTwinning a été créée pour échanger entre enseignants européens, se former à des nouvelles pratiques pédagogiques et numériques, et mener des projets pédagogiques avec d’autres classes à distance.

Le socle du projet sera cependant à adapter à vos envies. On peut penser à une pièce de théâtre, un rallye de maths, une fresque, un projet autour du sport, une exposition ou un mini-documentaire, etc.

Pour un même projet, plusieurs objectifs seront fixés avec pour chacun, une série d’actions permettant d’avancer vers cet objectif (par exemple des cours de langue pour les enseignants afin de renforcer leurs compétences et d’améliorer ainsi l’apprentissage linguistique de leurs élèves).

À titre d’exemple parmi les projets sur lesquels SILC a accompagné des établissements, un groupe d’élèves a voyagé en Espagne pour explorer les problématiques de la gestion de l’eau qu’ils avaient abordées en classe. Ils ont découvert les enjeux d’une station d’épuration, visité une base aquatique, échangé avec des élèves espagnols, recueilli des exemples d’économies d’eau réalisées en Espagne…

Le calendrier : des délais à respecter mais une flexibilité sur la mise en oeuvre

La principale date à retenir est celle du dépôt des candidatures. Elle a lieu en février (pour le prochain cycle, le 20 février 2024 à 12h). Qu’ils soient pour les élèves ou le personnel de l’enseignement, les dossiers sont donc à déposer avant cette date. Cependant, s’il s’agit d’un projet de mobilité accrédité (pour réaliser des voyages sur le long terme), il faudra d’abord déposer une lettre d’intention avant le 1er octobre de l’année précédente, afin d’obtenir la validation en début d’année et de pouvoir faire une demande de financement.

Le financement obtenu concernera un nombre d’élèves et d’adultes précis, pour des projets démarrant à partir de juin. Il pourra couvrir une partie ou la totalité des frais de voyage.

Les budgets alloués par l’Europe sont planifiés sur une période de 7 ans mais les fonds sont progressivement distribués pour garantir une utilisation optimale. Fabrice Abadie, qui suit ce programme depuis longtemps, a vu l’évolution positive de l’attribution de ces financements : « Dorénavant, lorsqu’on obtient une accréditation sur un dossier, elle est valable sur toute la période budgétaire, ce qui permet d’organiser un ou plusieurs voyages pendant plusieurs années. La période actuelle allant de 2021 à 2027, les dossiers déposés en 2024 permettront de réaliser des voyages sur 3 années scolaires, de septembre 2025 à juin 2028. Et si on dépose un dossier en fin de période budgétaire, on peut espérer qu’il soit revalidé plus facilement sur la période suivante. »

Les engagements : des obligations à ne pas négliger

L’établissement s’engage évidemment à utiliser les fonds alloués pour réaliser les projets tels qu’ils ont été soumis. Il faudra donc veiller à rester dans le cadre défini et à conserver certains justificatifs pour éviter tout désagrément. Fabrice Abadie nous rappelle qu’Erasmus a 5 ans pour effectuer un contrôle, il serait dommage de voir ces budgets remis en question pour de simples négligences.

En fait, tout est question d’organisation, à la fois pour obtenir le financement sans que cela paraisse insurmontable, pour assurer la réussite de chacune des actions prévues dans le projet, et pour ne pas s’inquiéter des contrôles éventuels. Les établissements scolaires n’ayant généralement pas le personnel administratif pour gérer sereinement tout cela, il est d’autant plus important de se faire aider par des spécialistes. Surtout lorsqu’il s’agit de prévoir un hébergement et des activités à l’étranger, avec une logistique de groupe et des aléas inévitables.

Simplifier son voyage scolaire grâce à un accompagnement dès le démarrage du projet

Pour alléger la gestion administrative et les responsabilités sur l’organisation du voyage, appuyez-vous sur un organisme expert en séjours linguistiques et ayant l’expérience des voyages scolaires à l’étranger. Il en existe de nombreux, nous avons choisi d’interviewer SILC car leur histoire depuis plus de 50 ans témoigne du professionnalisme de leurs équipes et de leur expertise en matière de séjours linguistiques.

Sur ces projets de mobilité, SILC accompagne les établissements depuis une vingtaine d’années. Le témoignage de Corinne R., conseillère pédagogique, confirme que leur aide a été précieuse, en particulier pour organiser un séjour à la fois riche et fluide : « Je tenais encore à remercier toute l’équipe de SILC pour leur aide et accompagnement dans ce projet. Partir avec 31 enseignants n’est pas chose simple et ils rendent vraiment les choses plus faciles. Nous avons passé un très bon séjour. »

Impliquer en amont une équipe de spécialistes vous permettra d’affiner votre projet, de trouver des idées complémentaires, ou encore de glaner des astuces et des recommandations pour optimiser le financement des voyages. Ce sera d’autant plus facile par la suite de leur déléguer une bonne partie de l’organisation des voyages (logistique, hébergement, visites dans le pays étranger, etc.).

Et bien sûr, cet accompagnement vous rassurera tout au long du projet, de la rédaction de votre candidature au suivi du dossier après les voyages. Mieux vaut obtenir un financement Erasmus + adapté et être ainsi en mesure de sous-traiter l’organisation du voyage, plutôt que de gérer soi-même un dossier aux coûts de voyage réduits, bien plus risqué. Enfin, c’est notre humble avis…

Pour en savoir plus, profitez des webinaires de découverte du programme Erasmus + organisés par SILC. Voici les prochaines dates à l’heure où nous écrivons cet article :
– Mardi 30 Avril 2024 à 16h30
– Mercredi 22 mai 2024 à 16h30
– Mercredi 5 Juin 2024 à 13h30

Et si vous souhaitez les contacter, vous pouvez écrire à Fabrice Abadie (fabrice.a@silc.fr).